// KÖNYVELŐIRODÁKNAK
Élő bemutatóEgy könyvelőiroda kész oldala, kipróbálható(új lapon nyílik)A bizonylat magától jön. Te nem kérsz.
Egy könyvelőirodának olyan rendszer való, amiben az ügyfél egy helyre tölti fel a havi bizonylatokat, az emlékeztetőt a határidő előtt a rendszer küldi, a beérkezett anyag ügyfélhez és hónaphoz rendelve landol, te pedig egy listán látod, ki adta le és ki nem. A hónap eleji körtelefon és a tizenöt e-mail-szál kimarad.
Ez nem könyvelőprogram, hanem az a réteg, ami előtte van: begyűjt, rendez, emlékeztet és kimutat. A könyvelést továbbra is ott csinálod, ahol eddig. Amit a rendszer levesz rólad, az a kérdezgetés és a keresgélés, vagyis az a munka, amit senki nem fizet meg, csak elvárja.
Nem neked való, ha öt ügyfeled van, és mind időben hozza az anyagot. Van ilyen iroda, és ezt az első beszélgetésen meg is mondom. Akkor gyere, ha a hónap első hete a kérdezgetésről szól.
Az ajánlatkérés ingyenes · Válasz 1 munkanapon belül · az űrlap ezen az oldalon van
Ismerős helyzetek egy könyvelőirodában?
Három helyzet, ami minden hónapban ugyanúgy zajlik, és mindháromban ugyanaz a közös: a könyvelés előtti kérdezgetés viszi az időt, maga a könyvelés alig.
Hónap eleje: tizenöt ügyfél, tizenöt kérdés
Ki adta le a bizonylatokat, ki nem, kinek kell még egyszer szólni. A kérdés minden hónapban ugyanaz, és minden hónapban te teszed fel, ügyfelenként, külön-külön.
A bizonylat e-mailben, fotóban, WhatsAppon
Egy számla PDF-ben, egy fotózva a telefonról, egy egy régi levél alján. Aztán kiderül, hogy egy hiányzik, és senki nem tudja, melyik ügyfélé volt az, ami a múlt héten bejött.
A határidő az ügyfélé, a stressz a tiéd
A bevallást neked kell beadni, az anyag pedig akkor jön, amikor jön. A késő ügyfél miatt te éjszakázol, és ezt neki senki nem mondja meg, mert nincs mivel megmutatni.
Mit építek egy könyvelőirodának?
Három dolgot: bizonylatgyűjtő portált, amibe az ügyfél tölt fel, emlékeztetőt és hiánylistát, ami magától jár, és kimutatást meg díjbekérőt egy gombra. A portál nélkül is működik a másik kettő, ha az ügyfeleid egyelőre maradnak az e-mailnél.
Bizonylatgyűjtő portál
Az ügyfél belép, és egy helyre tölti fel a hónap bizonylatait, telefonról fotózva is. Minden tétel ügyfélhez és hónaphoz rendelve landol, státusszal: beérkezett, feldolgozva, hiányzik. Az e-mailben érkező mellékletet is ide lehet gyűjteni.
Emlékeztető és hiánylista
A határidő előtt az emlékeztető magától megy ki, és csak annak, aki még nem adott le. A hiányzó tételek listája az ügyfélnek is látszik, tehát nem neked kell elmondani, mi nincs meg. Aki nem reagál, arról te kapsz jelzést.
Kimutatás és díjbekérő egy gombra
Egy képernyőn látod, hány ügyfél zöld és hány piros a bevallás előtt. A havi díjbekérő és az ügyfélnek szóló összefoglaló sablonból, PDF-ben készül, az iroda arculatával, a számlázóddal összekötve.
A portál az egyedi webalkalmazás két oldala: az ügyfél a magáét látja, te mindent. Az emlékeztető és a hiánylista automatizálás, ott azt is leírom, hogyan számold ki, megéri-e.
Mi változik az irodában a rendszerrel?
Ugyanaz az öt folyamat marad, csak nem a te postafiókod tartja össze őket: a bizonylat beérkezése, az emlékeztető, a hiányzó tétel, az új ügyfél és a hónap képe mind ugyanabból a portálból megy. Itt soronként egymás mellett, ahogy ma zajlik, és ahogy a rendszerrel.
| Folyamat | Ma | A rendszerrel |
|---|---|---|
| Bizonylat beérkezése | E-mailben, fotóban, WhatsAppon; ügyfélhez és hónaphoz te rendeled, ha megtalálod. | A portálra feltöltve, ügyfélhez és hónaphoz kötve, státusszal: beérkezett, feldolgozva, hiányzik. |
| Emlékeztető | Hónap elején körlevél mindenkinek, aztán egyenként, akit még kell. | A határidő előtt magától, és csak annak, aki még nem adott le. |
| Hiányzó tétel | Neked kell észrevenni, felírni és elmondani. | Az ügyfél a portálon látja a hiánylistát, a második emlékeztető a tétel nevével megy. |
| Új ügyfél | E-mailben elmondod, mit és mikor kérsz; a fele elvész az első hónapban. | Belép, és a saját listáját látja: mit, meddig, mi van már meg. |
| A hónap képe | Fejben és egy táblázatban, amit te vezetsz. | Egy képernyőn: ki zöld, ki piros a bevallás előtt, kinél kell személyesen közbelépni. |
Hogyan néz ki egy hónap a rendszerrel?
Egy hónap alatt a rendszer ott dolgozik, ahol eddig te kérdeztél: az emlékeztető elsején magától megy, a feltöltés a helyére kerül, a második emlékeztetőt csak a késők kapják, a bevallás előtt pedig egy képernyőn látod, kinél kell közbelépni. Napokra bontva így.
- 11. nap. Az emlékeztető magától kimegy minden ügyfélnek: mit kell feltölteni, meddig. Te nem írsz senkinek.
- 25. nap. A feltöltések érkeznek, ügyfélhez és hónaphoz rendelve. Aki e-mailben küld, annak a melléklete is a helyére kerül. A lista mutatja, ki hol tart.
- 38. nap. Második emlékeztető, de csak annak, aki még nem adott le, a hiányzó tételek nevével. Aki leadott, azt nem zaklatja a rendszer.
- 412. nap. Feldolgozás. Amit lekönyveltél, azt „feldolgozva" státuszra állítod, és az ügyfél a portálon látja, hogy az ő anyaga rendben van.
- 5Bevallás előtt. Egy képernyőn minden ügyfél zöld vagy piros. A pirosakról jelzést kapsz, és tudod, kinél kell személyesen közbelépni, mert az összes többi magától ment.
- 6Hónap vége. A díjbekérők a lezárt hónapokból egy gombbal készülnek, a számlázódba bekerülnek, az ügyfél a portálon letölti. A következő hónap 1-jén kezdődik elölről, nélküled.
Egy iroda kész lapja, nyitott kezelőfelülettel
Ez nem képernyőkép, hanem egy kitalált könyvelőiroda kész weboldala a saját arculatában: a hónap határidőivel, az ügyfélportállal és a kezelőfelülettel, amit bejelentkezés nélkül te is átírhatsz. Amit az adminban pipálsz, a portál abban a pillanatban mutatja. Semmit nem küld el.
Próbáld ki a telefonon
- Válassz egy ügyfelet a portálon, és nyomd meg a „Feltöltöttem" gombot egy hiányzó tételnél.
- Nyisd meg a kezelőfelületet (az A billentyűvel vagy a lap alján a sávval), pipálj ki egy dokumentumot, és küldj emlékeztetőt a hiányzókról.
- Vegyél fel egy új határidőt, és nézd, ahogy a lista újrarendeződik, és a piros jelölés a legközelebbire ugrik.
A telefon alján a sáv vált Vendég és Admin nézet között. A lap kitalált vállalkozásé, az adatok minta-adatok, semmit nem ment el.
Mobilnézet, 390 px. Görgethető, a sáv Admin gombja nyitja a kezelőfelületet.
Mennyibe kerül egy bizonylatgyűjtő rendszer?
Egyetlen kérdés dönti el a nagyságrendet: kell-e portál, amibe az ügyfél belép, vagy elég az e-mail-gyűjtés, az emlékeztető és a hiánylista a meglévő eszközeidre. Az első egyedi webalkalmazás, a második automatizálás. Listaárat nem teszek ki, mert egy tízügyfeles és egy százügyfeles iroda között nincs közös ár. Az összeget írásban kapod meg a felmérés után, még a munka előtt.
Ami folyamatos költség: a tárhely és a domain, meg a számlázó vagy az e-mail-küldő előfizetése, ha a rendszer ilyet használ. A bizonylatokat a te tárhelyed tárolja, a mennyiséggel ez nőhet, ezt a felmérésen számszerűsítem.
// GYAKORI KÉRDÉSEK
Amit a könyvelőirodák a legtöbbször megkérdeznek
Ezek jönnek elő szinte minden első beszélgetésen. Leírtam őket, hogy ne kelljen megvárnod a hívást.
Kiváltja a könyvelőprogramunkat?
Nem, és nem is akarja. A könyvelőprogram a könyvelésé, ez a rendszer a bizonylatgyűjtés és az ügyfélkommunikáció rétege előtte: begyűjt, rendez, emlékeztet, kimutat. Ha a programodnak van programozói felülete, a kettő kapcsolódhat, hogy ne két helyen kelljen vezetni.
A számlázóból automatikusan is bejöhetnek a számlák?
Ha az ügyfeled Számlázz.hu-t vagy Billingót használ, a kimenő számlái programozói felületen át lekérhetők, tehát azt a részt nem kell feltöltenie. A bejövő számlák és a többi bizonylat feltöltés vagy e-mail-gyűjtés marad. A felmérésen ügyfelenként megnézem, mi kérhető le magától.
Az ügyfeleim nem fognak feltölteni. Papíron hozzák.
Egy részük tényleg nem. Nekik a telefonról fotózás a legkisebb lépés: a portál a fotót is bizonylatként fogadja, ügyfélhez és hónaphoz rendelve. Aki e-mailben küld, annak a mellékletét a rendszer gyűjti be. Aki papíron hoz, azt te fotózod be egy mozdulattal, és onnantól ugyanott van, ahol a többi.
Hol vannak az adatok, és ki látja őket?
A rendszer a te tárhelyeden fut. Az ügyfél a saját bizonylatait és státuszát látja, a munkatársak azt, amihez jogosultságot kapnak, te mindent. Könyvelési adatot AI-szolgáltatónak nem küldök: az AI-réteg legfeljebb a beérkező e-mailek szétválogatását végzi, a bizonylat tartalmát nem olvassa.
Több munkatárs dolgozik az irodában, ügyfelekre osztva. Ez gond?
Nem. Az ügyfelek munkatárshoz rendelhetők, a jelzések ahhoz mennek, aki az ügyfelet viszi, az irodavezető pedig az összeset látja egy képernyőn.
Mennyibe kerül?
Egyetlen kérdés dönti el a nagyságrendet: kell-e portál, amibe az ügyfél belép, vagy elég az e-mail-gyűjtés, az emlékeztető és a hiánylista a meglévő eszközeidre. Az első egyedi webalkalmazás, a második automatizálás. Listaárat nem teszek ki; az árat írásban kapod meg a felmérés után.
Mennyi idő alatt készül el?
A terjedelemtől függ: egy emlékeztető-rendszer a mostani e-mailedre és egy portál ötven ügyféllel között nagy a különbség. Az ütemterv az írásos ajánlat része, tehát a munka megkezdése előtt látod, mikorra mi lesz kész.
A NAV-os határidőket is figyeli?
A határidőket te állítod be, ügyféltípus szerint: havi, negyedéves, éves. A rendszer ezekhez képest emlékeztet és jelez. Nem értelmez jogszabályt, és nem is állítja: a naptárat te adod, a fegyelmet ő tartja.
Frissítve: · Források: A könyvelőiroda bemutató lapja (kitalált iroda, nyitott kezelőfelülettel) (kelt 2026-09-11) · Egyedi webalkalmazás (részletes oldal) (kelt 2026-09-10) · AI-automatizálás (részletes oldal) (kelt 2026-09-10)
Beszéljünk az irodádról
Írd meg, hány ügyfelet visztek és hányan, és mi fáj a legjobban: a begyűjtés, a késők vagy a kérdezgetés. 1 munkanapon belül visszaírom, mit építenék, és mi az, amire nálatok nincs szükség.
Válasz 1 munkanapon belül · a felmérés díjtalan · ha az e-mail is elég, azt is megmondom