Hogyan automatizáljam az ajánlatkérések kezelését?

Miért az űrlap az első lépés, és nem az e-mail?

Az ajánlatkérés-kezelés automatizálása az űrlapnál kezdődik, mert az e-mailben érkező kérésből általában hiányzik a fele annak, ami az ajánlathoz kell. Határidő, mennyiség, a mostani oldal címe, az, hogy van-e már valami. Így az első leveled kérdés, nem ajánlat, és máris egy kört vesztettél.

Az űrlap ezzel szemben azokat a kérdéseket teszi fel, amiket te is feltennél, csak előre. És nem kell hosszúnak lennie. A saját kapcsolat-űrlapom betöltéskor öt mezőt mutat, a többi kérdés a válaszokból nyílik ki: ha valaki weboldalról ír, a mostani oldal címét kérdezi, ha automatizálásról, azt, hogy hány óra megy el hetente az adott feladatra. Aki keveset akar mondani, öt mező után elküldi. Aki sokat, annak van hova írnia.

Mi történjen a beküldés után, gépi úton?

A beküldés után három dolog fusson le magától: visszaigazolás az érdeklődőnek, a kérés bekerül egy nyilvántartásba, és te értesítést kapsz róla úgy, hogy az összes adat egy helyen áll. Ez a három lépés az, amiben nincs döntés, tehát gépnek való.

A visszaigazolásnál egy dolog fontos: mondjon konkrétumot. Egy „köszönjük, hamarosan jelentkezünk” levél kevesebbet ér, mint egy üres postafiók. A „1 munkanapon belül válaszolok” azért jó, mert vállalás, és be is tartható.

Hova kerüljenek az ajánlatkérések?

Az ajánlatkérések egy helyre kerüljenek, ahol látszik a státuszuk: ez lehet egy Google Táblázat, egy ügyfélnyilvántartó, vagy egy saját kezelőfelület, a lényeg, hogy ne a postafiók legyen az. A postafiókban a kérés eltűnik a többi levél között, és nem látod, melyikre válaszoltál. Egy táblázatban látod, hogy tíz kérésből három vár rád, kettő ajánlatot kapott, öt lezárult.

Ha kevés kérés jön, egy táblázat bőven elég, és egy n8n- vagy Make-folyamat írja bele. Ha sok, és az ajánlatból később munka, számla és ügyfélkapcsolat lesz, akkor ez már egy saját kezelőfelület része, ahol a kérésből egy kattintással ajánlat készül. Melyik kell, azt a mennyiség dönti el, nem a technika.

Hol a határ: mit ne adj a gépnek?

Az ajánlat megírását és az ár eldöntését ne automatizáld, mert ott mérlegelsz, és a rossz ajánlat a te nevedben megy ki. A gép összeszedheti a tételeket a korábbi ajánlataidból, kitöltheti a sablont a te arculatoddal, megírhatja a kísérőlevél piszkozatát. De a küldés gombot te nyomod meg. Erről bővebben a mit nem érdemes automatizálni kérdésnél írok.

Ami a saját oldalamon fut: az űrlap beküldése e-mailben érkezik hozzám a válasz-címmel, tehát a postafiókban elég a Válasz gomb. Ami a demókból jön, azt az űrlap előtölti, és a levél végén ott van, mit állított be a látogató. Ezt az AI-automatizálás oldalon írom le részletesen, és ott tudsz ajánlatot kérni rá. Ha megírod, hogy ma hogyan érkeznek és hova kerülnek a kéréseid, megmondom, melyik lépést venném át elsőnek.