Mit nem érdemes automatizálni egy kisvállalkozásban?

Miért nem jó minden folyamat automatizálásra?

Egy folyamat akkor automatizálható jól, ha ugyanaz a bemenet mindig ugyanazt a kimenetet adja, és ezt le is tudod írni egy mondatban. Ha a mondat úgy kezdődik, hogy „attól függ”, akkor a lépésben döntés van. A gép szabályt hajt végre. Amit te fejben, tapasztalatból, az ügyfél hangjából döntesz el, azt vagy nem tudja megcsinálni, vagy rosszul csinálja meg, és a rossz döntés a te nevedben megy ki.

És van egy másik ok is. Az automatizálás építése munka, akkor is, ha vizuális eszközben történik. Ha a folyamat havonta egyszer fut, az építés és a karbantartás sosem térül meg. Ezt a számítást a megéri-e automatizálni kérdésnél írom le lépésről lépésre.

Melyik négy dolgot hagyd kézben?

Négy jel van, amelyiknél azt mondom a felmérésen, hogy ezt ne. Egy is elég belőlük.

• Döntés vagy mérlegelés van benne. Egyedi munkára adott árajánlat, ahol te látod, hogy a kért határidő kockázatos. Egy visszautasítás, amit a hangnem dönt el. Egy kedvezmény, ami a kapcsolattól függ.
• Személyes viszonyon múlik. A panaszkezelés nem levélsablon: aki csalódott, az azt akarja érezni, hogy egy ember olvasta a levelét. Ugyanez az első beszélgetés egy új ügyféllel. Itt dől el, hogy bízik-e benned, és ezt nem adom ki gépnek, mert az ügyfél ezt érzi.
• Ritkán fordul elő. Ha valamit negyedévente csinálsz egy órában, arra nem építek folyamatot. Egy jó sablon és egy ellenőrző lista többet ér, mint egy munkafolyamat, ami addigra elavul, mire újra kellene.
• Még nincs leírva folyamatként. Ha háromszor háromféleképpen csinálod, a gép a rendetlenséget fogja gyorsabban csinálni. Előbb egy órában, papíron leírjuk, mi történik egy ajánlatkéréssel az érkezéstől a válaszig. Ha ebből egy menet lesz, arra lehet építeni. Ha nem, akkor még nem.

Mi az, ami viszont pont a gépnek való?

Az érdemes automatizálni, ami hetente ismétlődik és nincs benne döntés: adatmásolás két rendszer között, visszaigazolás egy beérkező kérésre, emlékeztető egy időpont előtt, dokumentum előállítása sablonból. Ezekben nincs mérlegelés, csak munka. És pont ezek azok, amiket este, fáradtan csinál az ember, elgépelve.

Egy jó gyakorlati határ: a folyamat gépi része végződjön ott, ahol a döntés kezdődik. Az ajánlatkérés érkezzen be, kapjon sorszámot, kerüljön táblázatba, és a válasz piszkozata várjon a postafiókodban. De a küldés gombot te nyomod meg. Ezt az elvet írom le részletesen az ajánlatkérések kezelésénél is.

Mi a helyzet a „félig automatizálható” feladatokkal?

A legtöbb kisvállalkozói folyamat vegyes: van benne egy gépi szakasz és egy emberi döntés, és a jó megoldás ezt a kettőt választja szét, nem az egészet dobja ki. Egy panaszlevélnél a gép megcsinálhatja a besorolást, kikeresheti a rendelést, és odateheti eléd az összes adatot. A választ te írod. Egy egyedi árajánlatnál a gép összeszedheti a tételeket a korábbi ajánlatokból, és PDF-be rakhatja a te arculatoddal. Az árat és a határidőt te mondod meg.

Így a kézi munka a döntésre szűkül, ami eleve a te dolgod volt. Amit ilyenkor beépítek, arról az AI-automatizálás oldalon írok: ott áll az a hat terület, amiből a kisvállalkozói ismétlődő munka nagy része kijön, és az is, hogy hol a határ. Ha nem tudod, a te folyamatod melyik oldalra esik, írd le nekem egy sorban, és megmondom.