Hogyan építsek AI-rendszert a vállalkozásomba?

Mi a helyes sorrend?

Hat lépés, és a sorrend nem cserélhető fel, mert mindegyik az előzőre épül.

1. Írd le a folyamatot úgy, ahogy ma megy. Ahogy tényleg történik, és nem ahogy szeretnéd: ki hív, ki írja fel, hova, ki küld visszaigazolást, és mi marad el, ha az az egy ember beteg. Ez a lépés papírral és tollal is megy.
2. Válogasd szét, mi ismétlődik, és mi igényel döntést. Az időpont-visszaigazolás ismétlődik. Az, hogy egy panaszos vendégnek mit válaszolsz, döntés. A gépnek az első fajta való.
3. Tedd egy helyre az adatot. Ez a kezelőfelület és az ügyfélfiók: az ügyfeled belép és látja a sajátját, te belépsz és látod az egészet. Egy adat egyszer kerül be, és mindkét oldalon látszik. Erről szól a webalkalmazás oldal.
4. Automatizáld a leírt lépéseket. Foglalás után visszaigazolás, előző nap emlékeztető, lemondásnál felszabaduló időpont, hónap végén összesítő. Ezekhez még nem kell AI, csak szabály.
5. Engedd be az AI-t oda, ahol szöveget kell érteni vagy írni. Egy szabadon fogalmazott ajánlatkérésből kiszedni, mi kell és mikorra; egy válaszlevél vázlatát megírni; egy hosszabb üzenetet besorolni. És mindig emberi jóváhagyással: a rendszer elkészíti, te egy kattintással jóváhagyod vagy átírod.
6. Mérj. Hány óra ment el hetente arra a feladatra, és hány megy most. Hány hívást nem vettél fel, és hányat nem kell felvenni. Enélkül nem tudod, megérte-e.

Miért az adat az első, és nem az AI?

Mert az AI abból dolgozik, amit adsz neki, és ha az adat három Excelben, egy füzetben és a levelezésben él, akkor a modellnek nincs mit megértenie. Egy főoldali chatbot, ami mögött nincs rendezett nyitvatartás, árlista és foglalási naptár, találgatni fog, és a találgató chatbot rosszabb, mint a semmi, mert az ügyfeled azt hiszi, tőled kapott választ.

Az AI-rendszer fogalmában ezért az AI a legkisebb rész. A kezelőfelület és az automatizálás viszi a munka nagy részét, az AI csak a szöveges pontokon segít. Erről külön írtam: mi a különbség az automatizálás és az AI-automatizálás között.

Mivel ne kezdd?

Ne a chatbottal, ne a „mindent tudó asszisztenssel”, és ne azzal, hogy egyszerre minden folyamatot átraksz. Három ok van rá. A chatbot rendezett adat nélkül találgat. A mindent tudó asszisztens senkinek nem felel semmiért, és amikor hibázik, nem tudod, hol. És ha egyszerre mindent átraksz, nem tudod, melyik lépés hozta a változást, tehát mérni sem tudsz.

Kezdd egyetlen folyamattal, ami hetente ismétlődik, amiben nincs döntés, és amiről tudod, hány órát visz el. Ha az működik, jöhet a következő.

Hogyan néz ki ez egy konkrét szakmában?

Egy fogorvosi rendelőnél az első lépés a foglalás: a páciens a rendelési időből választ, a rendszer visszaigazol, előző nap emlékeztet, lemondásnál felszabadítja a sávot. Ez tiszta automatizálás. Az AI akkor jön, amikor a páciens szabad szöveggel írja meg, mi fáj és mikor érne rá, és a rendszer ebből javasol időpontot, amit az asszisztens hagy jóvá. A fogászat bemutató-lapján a foglalás-rész kipróbálható, nyitott adminnal.

Egy könyvelőirodánál az első lépés a bizonylat-feltöltés ügyfélportálra, hogy ne e-mailben szóródjon szét. A második a határidő-emlékeztető. Az AI a beérkező bizonylatot sorolja be, és az irodavezető ellenőrzi. Egészségügyi vagy ügyvédi titok alá eső adat viszont nem megy AI-szolgáltatónak, ezt a fogorvosoknak és az ügyvédeknek szóló oldal külön kimondja.

Mennyi ebből a te dolgod?

Az első lépés, a folyamat leírása, csak a tiéd: senki nem tudja nálad jobban, hogyan megy ma. A szétválogatásban már együtt dolgozunk, a többit megépítem, aztán átadom úgy, hogy értsd, mi történik a motorháztető alatt. Ha ezt a hat lépést egy beszélgetésben szeretnéd végigmenni a saját folyamatodra, az űrlap itt van a lap alján.