Hogyan lehet Excel helyett nyilvántartást vezetni egy kisvállalkozásnál?

Meddig jó az Excel?

Addig, amíg egy ember írja, és senkinek nem kell megosztani. Egy kézben az Excel kiváló: gyors, ismerős, és minden benne van, amit egy nyilvántartástól elvársz. A legtöbb kisvállalkozás így indul, és ebben nincs semmi rossz.

A baj négy ponton kezdődik. Amikor a táblázatnak több példánya él, és senki nem tudja, melyik a friss. Amikor ketten írják, és nem derül ki, ki írta felül a másik sorát. Amikor az ügyfelednek is látnia kellene belőle valamit, és nincs mit megmutatni neki, csak egy telefonhívás. És amikor a táblázatnak magától kellene tennie valamit: emlékeztetőt küldeni a határidő előtt, összesíteni hónap végén.

Nem lehet ezt megoldani közös szerkesztéssel?

Részben. A Microsoft saját dokumentációja szerint a közös szerkesztéshez a munkafüzetnek OneDrive-on vagy SharePoint Online-on kell lennie, meghatározott formátumban, és mindenkinek Microsoft 365-előfizetéssel bejelentkezve. Ha ketten ugyanazt a cellát írják, „az utoljára mentett változat nyer”, és a Microsoft azt javasolja, osszátok fel egymás között a lapokat, hogy ne ütközzetek.

Szóval a közös szerkesztés a több-példány problémát kezeli, a többit nem: nincs benne jogosultság soronként, nincs előzmény arról, ki mit mikor változtatott, nincs ügyfél-oldal, és a táblázat továbbra sem küld semmit magától.

Mit tud a saját nyilvántartás, amit az Excel nem?

Öt dolgot, és mindegyik a fenti négy bajra válaszol.

• Egy adat egyszer. Nincs példány, nincs „melyik a friss”. Aki belép, ugyanazt látja.
• Szerepkörök. Az asszisztens csak a naptárat írja, a könyvelő csak a számlákat látja, te mindent. A jogosultság a rendszerben van, nem egy jelszóval védett fülben.
• Előzmény. Minden sorról látszik, ki és mikor változtatta. Nem kell nyomozni.
• Szűrés és kimutatás. Egy kattintással, képlet nélkül: a lejárt határidők, a le nem adott bizonylatok, a heti kihasználtság.
• Ugyanaz az adat az ügyfélfiókban. Amit te látsz összesítve, azt az ügyfeled a sajátjára szűrve látja, belépés után. Erről külön írtam: mit jelent az ügyfélfiók.

És a rendszer tud tenni is valamit: határidő előtt e-mailt küld, hónap végén összesít, státuszváltásnál értesít. Az Excel csak tárol.

Hogyan néz ki ez élesben?

Két példa, mindkettő kipróbálható nyitott adminnal, minta-adatokkal. A könyvelőiroda bemutató-lapján a hónap adóhatáridői egy naptárban állnak, az ügyfélportál pedig azt mutatja, melyik ügyfélnél mi hiányzik és mi van kész. Te az adminban átírod a határidőt, és a portál azonnal követi. Az autószerviz bemutató-lapján a státusz-tábla él: rendszám alapján lépteted a kocsit „felvéve” állapotról „javítás alatt”-ra, és az ügyfél a saját oldalán már azt látja.

Mindkettő ugyanaz az elv: a nyilvántartás egyben kezelőfelület, és ugyanabból az adatból van ügyfél-oldala. Ezt építem a webalkalmazás szolgáltatásban.

Mikor maradj Excelben?

Ha kevés a sor, egy kéz írja, nem kell megosztani, és nem kell belőle semminek magától történnie. Ilyenkor a saját rendszer túlméretezett, és ezt az első beszélgetésen meg is mondom. A váltás jele az, amikor a heti idődből órák mennek el arra, hogy a táblázatot egyeztesd valakivel, vagy hogy az ügyfelednek elmondd telefonon, ami benne van.

Hogyan kezdődik a váltás?

Nem nulláról: a meglévő táblázatod a kiindulópont, mert abban van benne, mit tartasz nyilván. Leülünk, megnézzük, ki írja, ki olvassa, mit kellene látnia az ügyfélnek, és mi az, aminek magától kellene mennie. Ebből lesz a szerkezet, és az adatot át is tudom emelni. Ha van ilyen táblázatod, írd meg a lap alján, mit tartasz benne, és 1 munkanapon belül visszaírom, hogyan nézne ki rendszerként.